Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, Tugas, dan Fungsi

Pada dasarnya, administrasi merupakan kegiatan untuk mengatur sumber daya tujuan bersama. Orang yang bekerja dibidang ini disebut administrator.

Sedangkan, administrasi keuangan adalah seseorang yang bertugas untuk pengelolaan sistem keuangan guna mencapai tujuan perusahaan atau organisasi itu sendiri. Berikut ini pengertian administrasi keuangan di antaranya:

Arti sempit

Administrasi keuangan dalam arti sempit merupakan kegiatan pencatatan keuangan masuk dan keluar untuk mendanai perusahaan. Biasanya, kegiatan tersebut berbentuk pembukuan keuangan.

Arti luas

Sedangkan, administrasi keuangan dalam arti luas adalah kebijakan keuangan, mulai dari perencanaan, pengelolaan, pertanggungjawaban dan pengawasan kegiatan. 

Meski bekerja di lingkup keuangan, pengambilan keputusan administrasi keuangan akan memengaruhi kinerja perusahaan. 

Berikut ini sejumlah tujuan administrasi keuangan bagi perusahaan, yakni sebagai berikut:

1. Memperjelas proses keluar masuk keuangan

Tujuan administrasi keuangan adalah memperjelas proses keluar masuknya keuangan perusahaan. Untuk itu, segala informasi harus dibuat secara detail dan jelas, sehingga tidak memunculkan transaksi yang mencurigakan.

2. Membuat transaksi menjadi lebih baik

Penggunaan keuangan perusahaan harus direncanakan dengan baik. Melalui administrasi keuangan, segala transaksi perusahaan menjadi lebih baik dan terencana.

3. Bukti transaksi

Kegiatan pengarsipan yang dilakukan administrasi keuangan dapat digunakan sebagai bukti yang kuat untuk oleh pihak internal dan eksternal perusahaan.

Pihak eksternal disini adalah supplier atau orang orang berhubungan langsung dengan bukti atau pencatatan transaksi.

Selain itu, catatan tersebut sangat penting bagi perusahaan guna menghindari kecurangan dari pihak mana pun serta untuk meningkatkan rasa aman bagi perusahaan.

4. Perencanaan keuangan untuk periode selanjutnya

Bila laporan keuangan berjalan dengan baik, maka perusahaan bisa membuat perencanaan pengeluaran dan pemasukan lebih baik lagi untuk periode selanjutnya.

5. Mengurangi kesalahan dalam membuat laporan

Dengan adanya bukti transaksi, pencatatan keuangan menjadi lebih rapi dan mempermudah proses pembuatan laporan keuangan. Akuntan perusahaan bisa memanfaatkan data yang ada dan mengolahnya sesuai kebutuhan.

Jika Anda tertarik untuk menjadi seorang administrasi keuangan, berikut ini sejumlah tugas yang harus diemban, di antaranya:

1. Merencanakan dan mengoordinir kegiatan di bidang administrasi dan keuangan.
2. Bertanggung jawab untuk mengoordinir pelaksanaan di bagian administrasi sesuai dengan reformasi birokrasi, sistem pengendalian internal pemerintah, ketatalaksanaan, dan budaya pemerintah.
3. Memantau dan mengevaluasi kebijakan perusahaan di bidang perencanaan dan pelaporan keuangan.
4. Mengawasi pengelolaan pengarsipan dan perpustakaan di bidang administrasi dan keuangan.
5. Mengawasi pelaksanaan tindak lanjut atas laporan hasil pemeriksaan di bidang administrasi dan keuangan.
6. Bertugas untuk mengoordinasi pelaksanaan pemantauan, pengendalian, evaluasi, serta penyusunan laporan di bidang administrasi dan keuangan.
7. Mengoordinasi penyelenggaraan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, pelaporan, keuangan, serta aset perusahaan di bidang administrasi dan keuangan.

Tidak hanya melakukan pengendalian di bidang keuangan, terdapat sejumlah fungsi administrasi keuangan bagi perusahaan yang perlu Anda ketahui:

1. Shopping function

Fungsi administrasi keuangan adalah membantu perusahaan dalam membelanjakan kebutuhan operasional sesuai dengan perencanaan yang telah disusun sebelumnya.

2. Investment function

Administrasi keuangan berfungsi sebagai investasi perusahaan dalam menyimpan dana perusahaan. Baik itu jangka pendek, seperti kas, utang piutang dan lainnya, serta jangka panjang, seperti kendaraan, tanah, gedung, dan lainnya.

3. Fundraising function

Posisi ini bertanggung jawab dalam kegiatan dan pengalokasian kebutuhan perusahaan. Dengan demikian, administrasi keuangan juga membantu perusahaan dalam mencari investor atau sponsor yang dapat menambah pemasukan dana ke perusahaan.

4. Profil sharing function

Administrasi keuangan dapat membantu meningkatkan kepercayaan perusahaan dalam pembagian hasil kepada para investor melalui laporan keuangan. Dengan begitu, perusahaan dapat menentukan besaran dividen yang harus dibagikan kepada investor.

Jadi, administrasi keuangan adalah posisi yang berperan penting dalam mengatur keuangan perusahaan sesuai dengan kebutuhan organisasi itu sendiri. Administrasi keuangan ini mencakup berbagai aspek, mulai dari proses perencanaan, evaluasi, hingga pengawasan agar sesuai dengan tujuan bersama.