Analisis Jabatan : Definisi, Tujuan, Manfaat, dan Urgensinya

Melansir accurate.id, analisis jabatan itu sendiri merupakan sebuah kegiatan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan dan juga pekerjaan dengan persyaratan tertentu. Bisa dikatakan bahwa analisis jabatan adalah langkah mengidentifikasi tugas dan juga syarat suatu pekerjaan. Pekerjaan tersebut dijabarkan mengenai tugas dan persyaratan yang harus dilakukan oleh seseorang.

Tentunya untuk bisa mengidentifikasi sebuah tugas harus melakukan pengumpulan data mengenai jabatan. informasi yang diolah dari analisis ini biasanya digunakan untuk kepentingan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.

Selain hal tersebut, analisis jabatan atau yang dikenal juga dengan job analysis ini merupakan sebuah eksplorasi yang sistematis sebuah jabatan. Dengan melakukan sebuah studi dan juga pencatatan tanggung jawab seperti tugas dan keterampilan yang dimiliki.

Analisis jabatan itu sendiri paling efektif ketika standar profesional yang sama digunakan untuk melaksanakan proses, terlepas dari industri atau perusahaan.

Misalnya, perlu mengetahui cara menggunakan perangkat lunak komputer atau mengoperasikan mesin dan alat tertentu.

Selain itu, biasanya mencakup pendidikan dan sertifikasi. Keterampilan lunak seperti komunikasi, manajemen waktu, dan pemecahan masalah juga diperlukan untuk melakukan jabatan itu.

Salah satu tujuan analisis jabatan adalah untuk mempermudah perekrutan karyawan. Analisis pekerjaan diterapkan untuk mengevaluasi di mana seorang karyawan melakukan pekerjaan tertentu. 

Tujuan dari analisis ini adalah untuk melihat kemampuan dan keterampilan unik yang dibutuhkan untuk setiap posisi di perusahaan. Analisis ini merupakan dokumen penting yang mendukung manajemen sumber daya manusia, termasuk rekrutmen, kompensasi, pelatihan dan pengukuran, serta evaluasi pekerjaan. Merangkum talenta.co, berikut ini tujuan utama dari analisis jabatan.

1. Rekrutmen dan seleksi

Menentukan jenis karyawan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu. Analisis pekerjaan dapat menunjukkan perbedaan kualifikasi, pengalaman dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Tujuannya adalah untuk menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat.

2. Analisis kinerja karyawan

Analisis jabatan dilakukan untuk memeriksa apakah tujuan dan sasaran pekerjaan tertentu tercapai. Ini membantu untuk menentukan standar kinerja, kriteria evaluasi dan hasil individu.

3. Pelatihan dan pengembangan karyawan

Analisis ini juga dapat digunakan untuk membuat penilaian saat perusahaan melakukan pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan karyawan. Dari analisis tugas juga dimungkinkan untuk menentukan bahan dan peralatan yang harus disiapkan selama proses pelatihan.

4. Menentukan kompensasi

Tentu saja, analisis ini memiliki peran penting dalam menentukan paket gaji yang harus ditawarkan perusahaan kepada karyawannya. Tidak hanya gaji pokok, tetapi juga insentif dan tunjangan lainnya. Seperti yang kita ketahui bersama, gaji seorang pegawai ditentukan dari jabatan atau jabatannya. Proses analisis pekerjaan akan memandu HRD untuk menentukan nilai seorang karyawan dari pekerjaan yang mereka lakukan.

5. Perancangan pekerjaan

Tujuan utama dari analisis jabatan adalah untuk memperkecil upaya manusia dan tetap mendapatkan hasil terbaik. Analisis tersebut akan membantu perusahaan dalam melakukan perancangan baik ulang ataupun tidak, mengevaluasi, dan mengurangi atau menambahkan tanggung jawab untuk suatu pekerjaan. Dengan begitu, kepuasan karyawan dapat meningkat sekaligus memberikan output yang baik untuk perusahaan.

Analisis jabatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan sudah pasti akan memberikan beberapa manfaat. Lalu, manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari analisis tersebut? Berikut ini beberapa manfaat yang perlu Anda ketahui.

1. Mengenali skill dan tugas yang diperlukan karyawan

Analisis jabatan akan memberikan keuntungan baik untuk karyawan maupun perusahaan dengan menciptakan gambaran yang lebih jelas terhadap pekerjaan apa saja yang terlibat. Hal tersebut bisa memberikan pengetahuan kepada manajer atau leader lainnya yang mungkin kurang memahami setiap posisi yang ada di bawah kepemimpinannya. Selain itu, karyawan juga bisa mengetahui standar tugas dan tanggung jawab apa saja yang harus dilakukan saat bekerja. 

2. Menciptakan metode evaluasi yang tepat

Data yang diperoleh dari analisis jabatan bisa digunakan perusahaan untuk membuat atau memperbarui metode evaluasi performa kerja. Setelah mengetahui skill yang diperlukan untuk suatu pekerjaan dengan jelas, maka dapat mengevaluasi secara realistis. Perusahaan pun dapat mengukur apakah seorang karyawan sudah memenuhi tugas dan tanggung jawab yang diberikan dengan baik.

3. Menentukan gaji dan kriteria promosi untuk karyawan

Dengan menggunakan analisis jabatan, perusahaan dapat melakukan penilaian keterampilan kerja. Analisis pekerjaan akan membantu menentukan bahwa posisi tertentu mungkin lebih terampil daripada yang terdaftar sebelumnya, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan gaji untuk pekerjaan itu. Analisis pekerjaan juga akan membantu perusahaan menentukan kapan seorang karyawan lebih terampil dan layak mendapatkan promosi.

4. Lebih mudah menghadapi masalah terkait kepegawaian

Perusahaan yang melakukan analisis jabatan akan lebih mudah dalam menangani masalah yang berhubungan dengan SDM, terutama yang berhubungan dengan departemen pekerjaan. Memiliki data yang lengkap tentang berbagai posisi di perusahaan dan tanggung jawabnya, sehingga masalah dapat diselesaikan dengan lebih cepat.

Agar Anda dapat menerapkan analisis jabatan dengan benar, perhatikan enam langkah berikut untuk melakukannya.

1. Mengumpulkan informasi

Amati dan wawancarai karyawan di posisi tertentu. Mintalah karyawan untuk menjelaskan tugas spesifik yang dilakukan, termasuk tanggung jawab mereka.

Selanjutnya, baca manual atau dokumen tertulis yang saat ini mengidentifikasi lokasi karyawan. Bandingkan deskripsi pekerjaan yang ada dengan apa yang dikatakan karyawan. Simpan hasil berdasarkan departemen atau lokasi karyawan. Buat akun untuk semua tugas dan keterampilan yang termasuk dalam pekerjaan.

2. Membandingkan dengan perusahaan lain

Benchmark terhadap perusahaan lain untuk memastikan deskripsi pekerjaan memenuhi standar. Temukan data pekerjaan dari analisis jabatan untuk memastikan perusahaan Anda sejalan dengan situasi pekerjaan terbaru. Salah satu caranya adalah dengan membandingkan dengan perusahaan lain.

Melihat deskripsi pekerjaan dari beberapa perusahaan lain akan membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Atau, Anda juga dapat memeriksa media sosial seperti LinkedIn untuk melihat bagaimana orang menggambarkan pencapaian karir mereka.

Semua penelitian yang Anda lakukan dapat membantu Anda menulis analisis jabatan yang lebih baik dan mengingatkan Anda jika Anda melewatkan tugas atau tanggung jawab.

3. Fokus pada kebutuhan di perusahaan

Saat melakukan analisis jabatan, sesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Setelah Anda memahami keterampilan apa yang dibutuhkan untuk melakukan setiap pekerjaan, akan lebih mudah bagi Anda untuk menilai tingkat kesulitan setiap tugas dan keterampilan yang dibutuhkan.

Tentukan tingkat keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap posisi. Perhatikan keterampilan mana yang bisa dikuasai pemula dan mana yang membutuhkan pengalaman.

4. Menentukan tujuan jabatan

Setelah mengamati dan mencari tahu keterampilan yang paling penting untuk dapat melakukan suatu pekerjaan, buatlah daftar untuk setiap tugas dan keterampilan yang dibutuhkan. Gunakan daftar untuk memperbarui deskripsi pekerjaan yang ada atau buat deskripsi baru yang cocok dengan analisis Anda.

Buat sekumpulan standar untuk setiap posisi yang selaras dengan umpan balik dan pengamatan karyawan yang Anda buat. Sertakan juga ekspektasi yang tidak berdasarkan pengamatan Anda sendiri, tetapi berdasarkan saran ahli dari penelitian.

5. Menyesuaikan jabatan

Tidak semua pekerjaan dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan optimal. Mungkin Anda menemukan tugas yang belum selesai atau proyek penting yang perlu Anda serahkan ke beberapa tim.

Mungkin Anda menemukan tugas yang dapat dilakukan oleh tim atau karyawan lain dengan lebih baik dan lebih mudah untuk diselesaikan.

Untuk itulah Anda sangat perlu menganalisis setiap tugas dan tanggung jawab dengan baik, sehingga Anda dapat menempatkan karyawan yang tepat pada posisinya masing-masing.

5. Membuat job description dengan tepat

Deskripsi pekerjaan adalah salah satu output dari analisis pekerjaan. Tolong jelaskan pekerjaan dengan jelas dan akurat agar bisnis berjalan lancar. Melihat perusahaan secara keseluruhan, tentukan apakah tugas telah diberikan pada posisi yang tepat.

Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan saat memberikan pekerjaan rumah. Jika hal ini terjadi, sebaiknya segera pindahkan pekerjaan ke tim lain yang lebih cocok untuk memastikan kelancaran pekerjaan.

Analisis jabatan memegang peranan penting dalam perkembangan sebuah bisnis. Mengevaluasi tujuan dan manfaat, analisis pekerjaan memainkan peran penting dalam bisnis. Perusahaan yang tidak melakukan analisis ini akan kesulitan untuk memperbaiki masalah sumber daya manusia.

Analisis jabatan akan meminimalkan konflik antar karyawan karena tugas dan tanggung jawab masing-masing posisi dijabarkan dengan jelas. Ingatlah bahwa pekerjaan di perusahaan akan saling bergantung satu sama lain. Jika ada tim atau karyawan yang tidak memahami tugas dan tanggung jawabnya, maka akan mengganggu alur kerja perusahaan secara keseluruhan.

Penggunaan analisis jabatan juga akan menentukan kualitas sumber daya manusia perusahaan. Selain membantu bisnis tumbuh, karyawan juga dapat memperoleh manfaat dari analisis pekerjaan. Keuntungan ini adalah gaji yang sesuai, promosi, pelatihan dan tunjangan lainnya.

Demikian penjelasan mengenai tujuan, manfaat, dan langkah-langkah melakukan analisis jabatan. Penempatan seseorang untuk jabatan tertentu memerlukan analisis yang mendalam. 

Jika Anda salah menempatkan seseorang tidak pada kapabilitasnya, bisa dipastikan bahwa usaha Anda tidak akan berjalan optimal. Analisis jabatan pun dapat menjadi jalan bagi perusahaan untuk terus berkembang berkat sumber daya manusia yang lebih berkualitas.