Cara Mengelola Waktu dalam Bekerja, Penerapan, dan Kendalanya

27 Feb 2024, 12:27 WIB

Pekerja Kantoran Saat Jam Makan Siang di Canary Wharf, London. Shutterstock/Viiviien

Jakarta, FORTUNE – Dalam dunia kerja, waktu adalah sesuatu yang sangat berharga. Waktu adalah sebuah peluang sekaligus sumber daya yang sangat mendukung kinerja dan bisa menentukan prestasi. Oleh sebab itu, manajemen waktu dalam pekerjaan sangat krusial untuk diterapkan.

Menurut Jobstreet, manajemen waktu adalah sebuah keahlian atau skill untuk merencanakan dan mengendalikan cara kita menggunakan waktu agar dapat mencapai tujuan dengan efektif.

Dalam dunia kerja yang kompetitif seperti sekarang, memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik akan membuat Anda lebih unggul.

Manajemen waktu yang baik bisa memberikan banyak dampak positif, mulai dari membuka lebih banyak peluang karena porsi waktu yang tertata, mengurangi stres dalam menyelesaikan pekerjaan, lebih fokus dalam bekerja, sampai peningkatan kualitas kerja karena tidak ada waktu yang terbuang sia-sia.

Sementara, manajemen waktu yang buruk bisa berdampak negatif pada pekerjaan Anda, bahkan perusahaan tempat Anda bekerja.

Saat Anda terburu-buru menyelesaikan tugas, kualitas kerja bisa terabaikan. Selain itu, kurangnya manajemen waktu yang baik dapat menyebabkan keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan dan memengaruhi hubungan kerja dengan sesama rekan.

Tips menerapkan

ilustrasi upah lembur (pixabay.com/dok.istimewa)

Untuk menerapkan manajemen waktu dalam keseharian, ada beberapa hal yang perlu dipahami dan secara bertahap Anda tanamkan ke pola pikir, supaya menjadi sebuah kebiasaan.

Berikut ini, adalah beberapa hal penting bekaitan dengan manajemen waktu yang penting untuk Anda pahami.

Sadari keterbatasan
Anda perlu menyadari bahwa waktu sangat terbatas, sehingga Anda perlu memiliki pemahaman umum tentang apa yang dikerjakan dan berapa lama estimasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Rencanakan dengan matang
Kembangkan kemampuan untuk mengatur tujuan, aktivitas, dan jadwal dalam waktu yang tersedia dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
Lebih fleksibel
Tidak semua rencana bisa berjalan sesuai yang Anda harapkan. Oleh sebab itu, sikap fleksibel dibutuhkan agar Anda bisa lebih mudah dalam beradaptasi menghadapi segala kemungkinan yang bisa terjadi. Salah satu contoh sikap fleksibel adalah bagaimana Anda bisa mempercayai rekan atau bawahan Anda, untuk mengerjakan tugas yang sebelumnya menjadi tanggung jawab Anda. Hal ini perlu dilakukan saat Anda benar-benar memiliki banyak pekerjaan lain yang mungkin lebih penting, jadi Anda bisa membaginya demi kelancaran semua tugas.
Hindari kebiasaan menunda
Saat bosan atau menemui kesulitan, Anda sangat rentan untuk terjebak dalam menunda-nunda tugas yang sebenarnya harus segera dikerjakan. Sebaiknya hal ini dihindari, karena bisa merusak pola kerja efektif dan efisien, demi kelancaran pekerjaan Anda.
Terapkan metode pengelolaan waktu
Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan sebagai strategi mengelola waktu yang efektif, antara lain: Metode Pareto (aturan 80/20): Anda bisa mengidentifikasi hambatan terbesar yang sedang dihadapi, analisis akar penyebabnya, dan prioritaskan pencarian solusi agar lebih efisien; Metode Pomodoro: Atur timer selama 25 menit sebagai interval kerja, diikuti dengan istirahat singkat sekitar 5 menit setiap selesai satu siklus; Metode Eisenhower: Kategorikan tugas menjadi 4 bagian berdasarkan tingkat kepentingan (penting vs tidak penting) dan urgensi (mendesak vs tidak mendesak).

Kendala

pexels.com

Dalam upaya menerapkan manajemen waktu yang terbaik, Anda pasti akan menemui berbagai kendala yang bisa mengganggu target pengelolaan waktu, yang sebenarnya bisa Anda kendalikan.

Oleh sebab itu, penting bagi Anda untuk mengetahui hal apa saja yang bisa menjadi kendala tersebut, terutama berkenaan dengan pemborosan waktu.

Terlalu lama mengobrol
Rekan kerja biasanya memiliki niat baik untuk bersosialisasi, tetapi jika berlangsung terlalu lama bisa membuat kamu kehilangan fokus dalam menyelesaikan tugas. Cara menghadapinya adalah dengan memberi batasan yang tepat, misalnya mengajak mereka melanjutkan percakapan setelah pekerjaan selesai.
Penggunaan ponsel dan media sosial yang berlebihan
Selain menghabiskan waktu yang seharusnya bisa dipakai dengan produktif, penggunaan ponsel atau media sosial juga dapat menyebabkan masalah kesehatan mental, seperti kecemasan dan depresi karena aktivitas yang terus tertunda. Mengurangi screen time dan memblokir distraksi memang sulit, tetapi kamu juga bisa lebih fokus dan punya waktu untuk melakukan hal yang penting.
Melakukan rapat yang tak perlu
Rapat yang tidak perlu dapat menyebabkan pemborosan waktu. Penting untuk memastikan bahwa rapat yang dilakukan benar-benar relevan dan memiliki agenda yang jelas. Jika agenda rapat tidak terlalu penting atau hanya sedikit, cukup dikomunikasikan secara tertulis (misalnya lewat email), agar waktu dapat dialokasikan untuk tugas-tugas yang lebih produktif.
Terlalu perfeksionis
Terlalu perfeksionis dapat menyebabkan pemborosan waktu yang tidak perlu, karena saat seseorang terlalu takut membuat kesalahan, mereka cenderung menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyelesaikan satu tugas. Pada akhirnya, waktu yang seharusnya digunakan untuk menyelesaikan tugas lain menjadi terbuang. Untuk mengatasi kecenderungan perfeksionis yang berpotensi membuang waktu, tetapkan batas waktu yang realistis, prioritaskan tugas, terima ketidaksempurnaan, dan atur ekspektasi yang realistis.

Demikianlah pemahaman tentang manajemen waktu.Semoga bermanfaat.