Mengenal Petty Cash, Fungsi, Dokumen, dan Metode Pengelolaannya

Melansir accountingcoach.com, petty cash merupakadana tunai dalam jumlah kecil yang disediakan untuk membayar berbagai pengeluaran kecil, tanpa harus kesulitan mengeluarkan cek atau proses birokrasi yang berbelit.

Perusahaan biasanya menyimpan petty cash dalam tempat penyimpanan khusus berupa kotak kecil atau brankas. Hanya pegawai tertentu yang memiliki akses ke dana ini, seperti bendahara, sekretaris, atau manajer keuangan. Adapun, pengendalian keuangan dana petty cash bisa dilakukan melalui akun pengeluaran buku besar perusahaan, sewaktu kas kecil tersebut diisi ulang.

Keberadaan petty cash cukup membantu, terutama saat ada kebutuhan sehari-hari yang mendadak, penting, namun jumlahnya tak besar. Salah satunya adalah saat ada karyawan yang terpaksa mengeluarkan kocek pribadinya untuk menalangi pengeluaran tak terduga, ia bisa langsung minta reimburse melalui petty cash, alih-alih harus menunggu dalam waktu lama untuk mengharapkan uang pengganti dari perusahaan, yang biasanya diproses dalam kurun waktu tertentu.

Keberadaan petty cash sebenarnya cukup penting dalam operasional keuangan sebuah perusahaan. Hal ini dilakukan, untuk memberi beragam manfaat yang penting dalam aktivitas bisnis. Berikut manfaat petty cash melansir  accurate.id :

1. Menghindari prosedur yang sangat tidak efisien dan tidak ekonomis ketika ada pengeluaran yang diperlukan secara mendadak dalam nominal yang relatif kecil.
2. Memudahkan karyawan atau staff ketika hendak melakukan pelayanan maksimal tetapi mengalami kendala dalam beberapa hal. Ini juga penting untuk menjaga relasi perusahaan dengan mitra.
3. Mempercepat realisasi sebuah aktivitas yang membutuhkan dana dengan cepat dan mendadak tanpa pernah direncanakan sebelumnya.
4. Mengurangi perlengkapan ataupun kebutuhan kantor yang sudah habis tetapi perlu dipenuhi dalam waktu yang relatif cepat.

Dalam pelaksanaannya, terdapat dua metode yang bisa dilakukan untuk mengelola petty cash. Menukil spenmo.id, berikut penjelasannya:

1. Metode tetap
   Metode ini juga disebut imprest fund system. Jika memakai metode ini, maka jumlah uang dalam kas kecil tidak berubah dalam satu periode tertentu. Misalnya memakai periode mingguan dengan jumlah Rp1.000.000. Berarti harus dipastikan jumlah petty cash yang tersedia sesuai dengan yang direncanakan yakni Rp1.000.000.
   Melalui metode ini, biasanya bukti transaksi dibutuhkan sebagai dasar untuk mengisi ulang petty cash. Nantinya, pencatatan pengeluaran kas kecil baru dilakukan ketika kas itu diisi ulang.
2. Metode fluktuatif
   Berbeda dengan metode tetap, metode fluktuatif atau fluctuating fund system melihat bahwa jumlah uang dalam petty cash dengan metode pengelolaan ini bisa berubah-ubah alias fluktuatif.
   Oleh sebab itu, para pemegang petty cash perlu mengecek keteresian dana, supaya bisa langsung diambil, bila terjadi hal-hal yang sifatnya darurat.

Selain tujuan, ada juga dokumen di level pengelolaan petty cash yang harus selalu dipastikan tersedia secara lengkap. Hal ini dibutuhkan agar setiap bukti transaksi yang dilakukan bisa dipercaya dan tersedia secara konkrit, seperti :

1. Bukti kas keluar
2. Cek
3. Permintaan pengeluaran kas kecil
4. Bukti pengeluaran
5. Permintaan pengisian kas kecil

Petty cash sangat penting untuk dikelola, meski terlihat tak seberapa jumlahnya, namun petty cash nyatanya akan tercatat dalam pembukuan manual. Perlu diingat bahwa pencatatan petty cash bisa menetralisir timbulnya bias dan kesulitan penghitungan secara detail.