Memahami Background Check Dalam Proses Rekrutmen Pekerja

Mengutip artikel yang ditulis oleh Jobstreet by SEEK, background checking merupakan suatu proses yang dilakukan oleh perusahaan atau perekrut untuk melakukan verifikasi kebenaran atas informasi yang disampaikan oleh kandidat dalam CV dan/atau saat interview. Perusahaan dapat mempercayakan kegiatan background check kepada jasa konsultansi yang berpengalaman sebagai pihak ketiga.

Background check merupakan proses pengecekan yang meliputi verifikasi dokumen (misalnya sertifikat, ijazah), referensi dari atasan di perusahaan sebelumnya, dan termasuk memastikan apakah kandidat mempunyai catatan tindakan kriminal.

Tujuan dari background check adalah untuk membantu perusahaan dalam membuat keputusan perekrutan yang terbaik. Selain untuk memastikan perekrut mendapatkan pekerja dengan kualitas terbaik, hal ini juga berguna untuk meminimalisir turnover rate atau angka karyawan yang keluar perusahaan. HRD biasanya akan berusaha memastikan apakah kandidat tersebut memang memiliki kemampuan seperti yang disebutkan ataukah tidak sesuai fakta.

Beberapa contoh yang dilakukan adalah dengan menghubungi atasan di tempat kerja sebelumnya atau mengecek dari setiap akun media sosial kandidat, seperti Facebook, Instagram, atau LinkedIn.

Meski begitu, biasanya perekrut akan meminta persetujuan dari kandidat untuk melakukan background check. Tapi, bisa saja hal ini dilakukan secara diam-diam tanpa sepegetahuan kandidiat.

Jobstreet menuliskan sejumlah langkah yang bisa dilakukan perekrut saat background checking:

1. Menyampaikan langsung kepada kandidat
   Sebelum proses background checking dilakukan, perekrut perlu menyampaikan terkait proses ini ke kandidat karena hal ini menyangkut informasi pribadi mereka. Sampaikanlah informasi apa saja yang butuh dicek oleh perusahaan dan berapa lama prosesnya akan berlangsung, supaya kandidat juga punya perkiraan kapan akan mendapat kabar kelanjutan.
2. Buat janji dengan pihak referensi
   Setelah mendapatkan kontak referensi dari kandidat, perekrut bisa menghubungi orang tersebut dan mengatur waktu untuk mengobrol. Di tahap ini perekrut akan mencari tahu mengenai kinerja kandidat sebelumnya dan bagaimana pandangan orang lain mengenai kandidat tersebut.
3. Cek riwayat dan keaslian dokumen
   Hal ini berlaku untuk seluruh riwayat kandidat, mulaid dari riwayat kriminal, kesehatan, dan kebenaran bahwa kandidat tersebut pernah bekerja di suatu perusahaan atau menempuh pendidikan di suatu instansi. Perhatikan juga kesesuaian dengan dokumen yang diberikan kandidat, apakah terdapat ciri-ciri paklaring palsu, seperti warna cap yang bergradasi, tanda tangan yang di-print, atau tidak adanya kop surat.
4. Cek media sosial
   Perekrut bisa melihat bagaimana kandidat berinteraksi dengan orang-orang di sekitarnya dan melihat karakternya dari postingannya di media sosial. Memeriksa media sosial juga bisa jadi salah satu cara untuk memastikan kelayakan kandidat untuk bekerja di suatu perusahaan.
5. Review hasil sebelum membuat keputusan
   Sebelum mengambil keputusan, perekrut harus mendiskusikan hasil background checking bersama calon atasan kandidat dan pemimpin perusahaan. Pertimbangkanlah kebutuhan perusahaan dan keamanan dinamika tim. Jika memang hasilnya dianggap tidak sesuai, atau terdapat track record yang buruk, proses rekrutmen bisa dihentikan dan beralih ke kandidat lain yang lebih sesuai.

Sedangkan dari sisi kandidat, Glints menyebutkan terdapat sejumlah hal yang bisa dilakukan untuk menghadapi proses background check, yakni:

1. Minta izin kepada atasan atau kolega untuk dijadikan referensi
   Para rekruter biasanya akan menghubungi atasan atau rekan kerja di perusahaan sebelumnya untuk memverifikasi informasi yang kandidat berikan. Biasanya, beberapa hal yang ingin diketahui oleh rekruter adalah keterampilan, etos kerja, serta kinerja kita secara keseluruhan. Oleh sebab itu, kandidat sebaiknya menghubungi atasan dan rekan kerja yang akan dijadikan referensi, agar mereka juga siap memberikan informasi yang sejelas-jelasnya.
2. Mempersiapkan data yang dibutuhkan
   Umumnya rekruter akan meminta data seperti ijazah, transkrip nilai akademik, slip gaji di perusahaan terdahulu, dan bahkan SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian). Oleh sebab itu, sebaiknya dokumen tersebut harus disimpan di tempat yang aman dan tidak sulit untuk mencarinya.
3. Memperhatikan media sosial
   Saat ini media sosial telah menjadi bagian hidup dari banyak orang, sehingga kerap menjadi salah satu sasaran bagi para rekruter, untuk bisa melakukan background check. Rekruter dapat melihat persona dari kandidat melalui apa yang ia posting di media sosialnya. Itulah mengapa sangat penting untuk menjaga sikap saat menggunakan media sosial dan tidak sembarang mengunggah konten yang merugikan diri sendiri.
4. Jujur
   Meskipun kandidat belum memiliki banyak pengalaman kerja, sebaiknya jangan sampai berbohong saat memberikan informasi. Pastikan untuk tidak menulis kebohongan mengenai pengalaman kerja di CV dan berharap agar hal itu bisa meyakinkan rekruter. Jika kebohongan tersebut terbongkar saat rekruter melakukan background check, tentu saja akan merugikan kandidat itu sendiri. Bukan hanya gagal mendapatkan kerja, namun juga blacklisted dari perusahaan, sehingga tidak akan bisa melamar lagi di sana.