Jakarta, FORTUNE – Dalam berusaha, pebisnis membutuhkan general ledger atau lebih dikenal sebagai buku besar dalam akuntansi untuk mencatat berbagai transaksi keuangan. Dengan begitu, proses bisnis akan lebih mudah dijalankan.
Buku besar merujuk pada catatan akuntansi yang mengumpulkan setiap transaksi keuangan. Catatan tersebut akan digunakan untuk memberikan entri yang akurat dalam pembuatan laporan keuangan, sebagaimana dilansir dari laman Akseleran.
Menurut laman Jurnal, general ledger memberikan informasi mengenai catatan setiap transaksi keuangan yang terjadi selama perusahaan beroperasi.
Dalam praktiknya, berbagai data transaksi dimasukkan ke buku besar, serta dipisahkan berdasarkan jenisnya. Ada beberapa akun dalam dalam buku besar tersebut, mulai dari aset, permodalan, liabilitas atau kewajiban, pengeluaran, pendapatan, serta laba atau rugi.
Buku besar ini juga dekat dengan frasa “melakukan pembukuan”, demikian situs web Accurate. Dalam implementasinya, seorang akuntan perusahaan bisa mencatat transaksi keuangan secara konvensional, yakni dengan melakukan pembukuan dalam buku besar secara manual menggunakan metode akuntansi entri ganda.
Meski demikian, seiring kemunculan teknologi, proses pencatatan transaksi bisa menjadi lebih sederhana. Seorang akuntan bisa menggunakan lembar Microsoft Excel maupun software akuntansi untuk melakukan pembukuan.
Manfaat general ledger
Dalam bisnis, buku besar menjadi penting untuk membantu kelangsungan usaha. Menurut laman Accurate, pebisnis, misalnya, ingin mengajukan pinjaman ke perbankan. Maka, mereka perlu menyertakan laporan keuangan sebagai prasyarat permohonan kredit.
Buku besar secara umum memberikan ringkasan kesehatan keuangan bisnis. Nantinya, isi dari general legder tersebut digunakan untuk laporan keuangan, sebagaimana dilansir dari laman Jurnal.id.
Berikut sejumlah fungsi ataupun manfaat buku besar dalam bisnis seperti dikutip dari pelbagai suimber.
- Menjadi bahan penyusunan laporan keuangan. Catatan dalam general ledger berfungsi untuk membuat pelbagai jenis laporan keuangan, demikian laman Akseleran. Dengan kata lain, buku besar menjadi acuan untuk pembuatan laporan keuangan.
- Membantu keputusan penting. Menurut laman Jurnal, pebisnis dapat memanfaatkan data keuangan dalam buku besar untuk membuat prakiraan ataupun proyeksi.
- Akurasi transaksi keuangan. Buku besar dapat dimanfaatkan untuk mencatat data transaksi maupun informasi tentang pelanggan, pesanan dan inventaris. Itu dapat membantu perencanaan kebutuhan bisnis, seperti menentukan harga produk, dan pembelian inventaris.
- Membantu evaluasi bisnis. Situs web Akseleran menyebut general ledger dapat membantu mengevaluasi kesehatan keuangan bisnus, termasuk masalah profitabilitas dan likuiditas.
- Mengindentifikasi penipuan. Catatan keuangan yang baik memungkinkan penemuan risiko penipuan. Nantinya, masalah tersebut bisa ditemukan terlebih dahulu, serta diperbaiki sebelum menjadi perkara besar.
- Memantau pengeluaran. General legder berfungsi pula untuk melihat kinerja pendapatan dan pengeluaran.
Cara membuat general ledger
Para pebisnis yang tengah mempertimbangkan untuk membuat general ledger perlu memerhatikan sejumlah cara di bawah ini. Berikut adalah beberapa tahapan dalam membuat buku besar, sebagaimana dilansir dari pelbagai sumber.
- Membuat akun transaksi keuangan Pada tahap pertama ini, pebisnis perlu membuat buku besar yang sesuai dengan bagan akun perusahaan.
- Membuat entri jurnal. Selanjutnya, pengusaha bisa membuat entri jurnal. Caranya dengan menyusun log detail transaksi. Format pencatatan transaksi ini mencakup keterangan akun, tanggal, akun dan jumlah yang dikreditkan, akun dan jumlah yang didebitkan, dan deskripsi untuk masing-masing transaksi.
- Menggolongkan transaksi sesuai akun relevan. Setiap transaksi dicatat ke akun yang relevan. Akun tersebut mencakup penjualan, kas, dan lain sebagainya.
- Menyediakan neraca percobaan. Untuk menghindari kesalahan, pengusaha bisa membuat neraca percobaan. Jadi, penghitungan debit dengan kredit bisa dilakukan ke neraca percobaan tersebut. Ketika jumlah antara debit dan kredit tidak sama, tim keuangan dalam perusahaan bisa mencari lokasi kesalahannya. Nantinya, jika sudah ketemu hasil yang sesuai, maka akan lebih mudah menyusun neraca dalam buku besar.
- Melakukan transfer entri jurnal ke buku besar. Usai melakukan verifikasi atas transaksi pada entri jurnal, selanjutnya adalah mentransfer transaksi tersebut ke buku besar.
