6 Tips Menulis Surat Resign yang Efektif dan Profesional

27 Des 2023, 16:47 WIB

ilustrasi bekerja (unsplash.com/Marten Bjork)

Jakarta, FORTUNE – Tahun baru biasanya menjadi momentum bagi Anda mengevaluasi pencapaian setahun ke belakang dan merencanakan hal baru di tahun depan, salah satunya dalam hal mendapat pekerjaan yang lebih baik atau memutuskan resign dari pekerjaan yang lama. Membuat surat resign yang efektif dan profesional kerap menjadi tantangan tersendiri.

Menurut Jobstreet, surat resign adalah sebuah dokumen formal yang ditulis seorang pekerja bagi perusahaan atau atasannya, guna memberitahukan pengunduran diri dari posisinya dalam pekerjaan. Surat ini juga menjelaskan secara singkat atau mendalam tentang berbagai alasan-alasan yang mengarah pada keputusan untuk mengundurkan diri.

Surat resign dianggap penting, karena menjadi penentu seorang karyawan bisa mengundurkan diri dari sebuah pekerjaan dengan baik-baik dan tanpa konflik yang membahayakan karir pekerjaan selanjutnya. Namun, bagi beberapa orang, membuat surat ini tak semudah yang dibayangkan.

Biasanya, format surat resign yang umum dan cukup baik, dimulai dengan header, data diri Anda, paragraph pembuka yang menyatakan niat Anda untuk mengundurkan diri, paragraf berisi alasan pengunduran diri, dan penutup yang berisi apresiasi di pekerjaan dan harapan terjalinnya hubungan baik.

Berikut ini Fortune Indonesia akan mengulas beberapa tips yang bisa Anda terapkan dalam membuat surat resign yang profesional dan bisa berdampak efektif.

1. Berbicara ke atasan

Tips pertama sebelum memulai menulis surat resign, ada baiknya Anda berbicara langsung secara personal dengan atasan Anda. Selain agar perusahaan dan Anda tetap memiliki hubungan baik karena sudah memahami secara pribadi tentang alasan resign, hal ini dilakukan agar surat pengunduran dirimu tidak diterima oleh perusahaan secara tiba-tiba dan memberikan waktu bagi perusahaan untuk mempersiapkan prosesnya.

2. Buat surat yang sederhana

Seperti berbicara, sebuah surat pengunduran diri harus singkat, padat, dan jelas agar mudah dipahami.

Tulislah surat yang langsung membahas rencana dan alasan Anda ingin mengundurkan diri dari perusahaan tersebut.

Berikan latar belakang dan alasan untuk resign, buat tetap profesional, hindari menulis secara terlalu personal atau emosional di suratmu. Selain itu, hindari juga untuk oversharing dalam surat tersebut. Ingat, surat ini berkaitan langsung dengan pekerjaan Anda secara profesional.

3. Jujur dan lugas

Apa yang Anda tulis dalam surat resign akan jadi cerminan nyata tentang karakter dan pribadi Anda. Saat menulis surat pengunduran diri karena alasan pribadi, penting untuk menyampaikannya secara jujur dan lugas (to the point) mengenai alasan dan latar belakangmu memutuskan untuk resign.

Dengan cara ini, perusahaan dan atasan Anda dapat memahami keputusan yang Anda buat dan menjaga hubungan baik dengan mereka.

4. Jangan lupa ungkapkan syukur dan terima kasih

Terkadang, Anda harus resign dari tempat kerja karena satu alasan atau lainnya, seperti untuk mengembangkan karir atau alasan pribadi lainnya. Keputusan sulit ini tidak menutupi pengalaman kerja yang Anda dapatkan dari tempat kerja lama dan relasi profesional serta hubungan baik dengan orang-orang di dalamnya.

Oleh karena itu, sampaikan rasa syukur dan terima kasih atas pengalaman dan kesempatan selama bekerja di perusahaan tersebut. Dengan cara ini, Anda dapat resign dengan tetap menjaga hubungan baik yang mungkin bisa Anda manfaatkan lagi di masa yang akan datang, tentunya dengan tempat kerja, pekerjaan, dan posisi yang mungkin berbeda.

5. Tawarkan bantuan di proses transisi

Jika memungkinkan, tawarkan diri dalam proses transisi pengunduran diri Anda, misalnya dengan memberikan training kepada pengganti Anda yang akan menangani beban kerja Anda sebelumnya.

Selain itu, Anda juga bisa membantu menyelesaikan proyek yang sedang berlangsung sebelum kepergian Anda dari perusahaan. Dengan begitu, Anda dapat menunjukkan kepada atasan dan perusahaan bahwa Anda berkomitmen untuk memastikan proses transisi yang lancar dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan lama.

6. Penyuntingan dan baca ulang

Setelah surat resign selesai dibuat, jangan lupa periksa dan membacanya secara berulang. Hal ini perlukan supaya menghindari kemungkinan kesalahan penulisan, baik redaksional maupun inti dari surat tersebut.

Surat pengunduran diri yang ditulis secara baik dan tanpa kesalahan, dapat memberikan kesan baik kepada rekan-rekan kerja, atasan, dan tempat kerja Anda, terutama dalam pemilihan kata-kata yang sopan, hormat dan profesional.

Demikianlah beberapa tips yang bisa Anda terapkan dalam surat resign yang Anda buat dan ditujukan bagi perusahaan tempat Anda bekerja.