Tips Mengirim Surat Lamaran Kerja yang Efektif Melalui Email

05 Jul 2023, 17:51 WIB

ilustrasi kirim email (unsplash.com/Austin Distel)

Jakarta, FORTUNE – Perkembangan teknologi yang begitu pesat, segala aktivitas pekerjaan bisa ssangat terbantu, termasuk mengirim surat lamaran kerja melalui surat elektronik atau email, yang lebih cepat dan efisien.

Mengutip Breakcold, email lamaran kerja dibedakan menjadi dua, yakni cold email dan warm email. Cold email bisa dikatakan merupakan surat elektronik yang ditujukan kepada orang asing, sebaliknya, warm email merupakan email yang dikirim ke bukan orang asing.

Biasanya, cold email digunakan oleh para pelamar yang baru lulus kuliah dan siap untuk bekerja. Bahasa yang digunakan pun cenderung formal dan melampirkan berbagai informasi yang dibutuhkan para pemberi kerja, seperti pendidikan hingga keahlian yang kita miliki. Meski begitu, ada kalanya konsep warm email yang akrab dan menunjukkan ketertarikan kita untuk bekerja secara mendalam, lebih berhasil dalam meraih respon para pemberi kerja.

Selain itu, berikut ini ada beberapa hal yang perlu diperhatikan bagi para pencari kerja dalam mengirimkan email lamaran kerja supaya kemungkinan diterimanya lebih besar. Mengutip sejumlah sumber, berikut ulasannya.

Gunakan alamat email yang jelas dan formal

Menukil Glints, hal pertama yang harus dipastikan para pencari kerja adalah penggunaan alamat email yang profesional dan lebih terpercaya. Sebaiknya, para pelamar menggunakan alamat email yang menunjukkan nama pelamar kerja secara benar.

Hindari kesalahan menggunakan email pribadi dengan nama yang kurang profesional, yang memungkinkan rekruter menilai Anda tidak terlalu serius dalam menginginkan pekerjaan tersebut. Selain itu, hindari penggunaan nama email yang terlalu rumit dan memiliki kesan tidak formal. Sebab, hal ini akan menjadi pertimbangan khusus bagi pihak HRD atau rekruter.

Saat mengirim email, pastikan juga alamat email yang dituju sudah benar dan tepat, sehingga tidak ada lagi kemungkinan salah alamat dan membuang kesempatan Anda diterima bekerja secara sia-sia.

Siapkan dokumen yang dibutuhkan dengan baik

Siapkan semua kelengkapan dokumen yang dibutuhkan rekruter atau pemberi kerja, seperti Curriculum Vitae (CV) serta cover letter dalam satu folder yang ringkas, sehingga rekruter tak perlu repot mencari dokumen-dokumen secara terpisah.

Pastikan juga penamaan setiap file jelas dan tidak membingungkan. Banyak HRD yang urung melihat dokumen bila dari awal sudah terlihat tidak jelas atau kurang profesional, misalnya ‘file (nama)-CV terbaru 2023 copy’.

Saat mengirimkan file, usahakan juga ukurannya tidak terlalu besar, supaya memudahkan pengunduhan. Jangan sampai, dokumen yang berat untuk diunduh justru merepotkan para rekruter untuk melihat surat lamaran.

Gunakan bahasa yang formal dan jelas

Pada bagian subject, tulis judulnya dengan jelas lantaran email yang Anda kirim bukanlah satu-satunya lamaran kerja yang masuk, sehingga penting untuk memastikan surat lamaran kerja ini jelas sejak bagian judul atau subject.

Selanjutnya, pada body text email, sebaiknya menuliskan isi surat lamaran dengan bahasa yang formal, tidak bertele-tele dan langsung pada inti bahwa kita tertarik untuk bekerja pada perusahaan tersebut. Hal ini sangat menentukan bagi para HRD atau rekruter untuk melanjutkan membuka setiap file yang kita lampirkan.

Laman web The Balance Careers menjelaskan bahwa tidak perlu menjelaskan lagi informasi apapun yang sudah tertera di dokumen yang kita lampirkan. Fokus pada intisari dari maksud dan tujuan surat lamaran kerja, seperti:

Alasan mengirimkan email lamaran kerja.
Pemaparan posisi kerja yang kita inginkan.
Penjelasan singkat tentang kualifikasi yang kita miliki terkait pekerjaan yang dilamar.
Menjelaskan nilai tambah kita yang bisa mendukung kemajuan instansi pemberi kerja.
Cantumkan kontak atau media sosial yang dapat dihubungi, supaya perusahaan dapat melakukan follow up dengan mudah.

Usahakan mengirim email pada jam kerja

Mengirim email pada jam kerja (08.00-17.00) memang tidak wajib, namun cukup mendukung respons dari pemberi kerja. Hal ini merupakan bagian dari profesionalitas yang ingin Anda tunjukkan kepada para rekruter. Hal tersebut juga menujukkan juga etika Anda sebagai pelamar kerja dalam bersikap kepada intitusi yang akan memberikan pekerjaan.

Waktu paling optimal untuk mengirimkan email lamaran kerja adalah antara pukul 10.00-11.00 dan juga 14.00-15.00, saat perusahaan masih efektif beroperasi. Jangan sampai mengirim email di luar jam kerja, atau bahkan di tengah malam.

Demikianlah beberapa hal yang perlu diperhatikan para pelamar kerja dalam mengirimkan email lamaran kerja. Semoga bermanfaat.