Jakarta, FORTUNE – Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan ataupun menjadi bagian dari suatu organisasi, memo tergolong dokumen yang lumrah untuk diketahui. Memo dianggap sebagai medium untuk menyampaikan pesan secara singkat kepada orang lain secara luas.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), memorandum merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan dalam bentuk nota. Memo ini juga dapat digunakan sebagai surat pernyataan dalam hubungan internal di suatu perusahaan.
Otoritas Jasa Keuangan (OJK) mendefinisikan memo sebagai nota atau surat peringatan tidak resmi, surat pernyataan dalam hubungan diplomasi, atau bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan.
Jadi, secara umum memo adalah nota untuk menyampaikan putusan dan instruksi kepada anggota dari sebuah organisasi atau karyawan perusahaan.
Dalam dunia kerja, misalnya, memo bersifat sebagai pengingat bagi keseluruhan atau sejumlah besar karyawan suatu perusahaan. Di sisi lain, pada konteks relasi dengan klien, memo dapat berfungsi sebagai alat bantu untuk menjelaskan atau memberikan infomasi tambahan.
Ciri-ciri memo
Untuk lebih memahaminya, Anda dapat menyimak sejumlah ciri memo di bawah ini, seperti dilansir dari laman Tokopedia.
- Memo berupa bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penjelasan mengenai suatu hal.
- Memiliki bagian seperti surat, tetapi lebih sederhana.
- Informasi yang dikirim jelas dan relevan.
- Biasanya tidak mencantumkan identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, alamat kantor secara lengkap karena peredarannya yang terbatas.
- Memo dapat disampaikan secara horizontal (pihak yang memiliki jabatan setara) maupun vertikal (penyampaian dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya).
Struktur memo
Seperti disinggung di awal, memo merupakan komunikasi internal yang berfungsi sebagai pengingat suatu prosedur atau bisnis. Itu membuat memo memiliki struktur umum yang bersifat efektif dan efisien.
Struktur umum yang terdapat dalam sebuah memo bisa disimak berikut ini, menurut laman ekrut.
- Kepala surat memo. Bagian ini berisi penjelasan singkat tentang dari dan untuk siapa memo ini ditujukan. Bagian ini umumnya berisi nama pembuat, tujuan surat memo, subjek memo atau topik, dan tanggal.
- Pendahuluan. Bagian ini adalah paragraf pertama dari memo yang berisi tentang tujuan memo, dijelaskan secara langsung dan ringkas.
- Detail. Sebagai penjelas, detail tujuan atau subjek memo bisa disertakan pada paragraf berikutnya.
- Penutup. Bagian akhir dari sebuah memo umumnya diisi dengan kontak selanjutnya terkait tujuan utama memo, seperti pencantuman nomor manajer atau bagian terkait adanya instruksi dari memo.
Baca juga: Pengertian KUR, Tujuannya, dan Cara Mendapatkannya
Tujuan penulisan memo
Adapun memo ditujukan untuk memberitahukan, memerintah, atau meminta sesuatu dengan tujuan tertentu. Misalnya, seorang atasan menulis instruksi untuk segera dikerjakan menggunakan memo. Atau Anda hendak memberitahukan kepada orang tua bahwa Anda telah berangkat ke sekolah.
Jenis-jenis memo
Memo dibedakan ke dalam dua jenis, yaitu bersifat resmi dan tidak resmi. Simak selengkapnya di bawah ini:
1. Memo resmi
Memo resmi adalah memo yang ditulis oleh perusahaan yang konteksnya berisi hal yang penting. Jenis memo ini digunakan sebagai surat pernyataan untuk menghubungkan perintah dari pimpinan kepada bawahannya di suatu perusahaan, lembaga, maupun instansi.
2. Memo tidak resmi
Memo tidak resmi disebut juga dengan memo pribadi. Biasanya, memo tersebut ditujukan untuk teman, keluarga, maupun orang-orang terdekat.
Tips menyusun memo
Bagi Anda yang hendak menulis memo resmi, berikut ini beberapa tips dalam menyusun memo resmi, antara lain:
- Tulislah pesan ke hal-hal pokoknya saja, sebaiknya ditulis dengan singkat dan padat.
- Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti dan diterima oleh penerima. Jika penerima memo memegang jabatan tertentu, maka sebaiknya menggunakan bahasa baku dan efektif.
- Mencantum nama penerima serta nama pembuat memo agar lebih jelas dan keberadaan memo tersebut bisa dipertanggungjawabkan.
