Mengenal Apa Itu Event Organizer dan Cara Kerjanya
Event organizer adalah salah satu peluang bisnis yang baik.
Indonesia International Motor Show (IIMS) 2023. (Fortuneidn/Bayu)Jakarta, FORTUNE – Penyelenggaraan sebuah event atau acara bisa jadi sebuah peluang bisnis menjanjikan, apalagi saat ini pemerintah sudah mencabut Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) sehingga banyak acara offline kembali digelar. Oleh sebab itu, event organizer atau jasa penyelenggara acara biasanya akan diperlukan.
Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif (Menparekraf), Sandiaga Salahuddin Uno, sebelumnya menyinggung mengenai keberadaan event-event di dalam negeri berpeluang menarik wisatawan, menambah peluang usaha, dan membuka lapangan kerja baru.
"Banyak terobosan dengan pendekatan inovasi terkini. Saya berharap, event ini jadi pemicu kebangkitan ekonomi kita," ujarnya, Selasa (21/2).
Dengan demikian, bisnis penyelenggara acara atau event organizer tak lagi bisa dianggap biasa. Melansir cermati.com, berikut ini Fortune Indonesia akan mengulas tentang sistem kerja Event Organizer.
Pengertian
Event Organizer adalah bagian penting dari sebuah acara yang dapat mempengaruhi kesuksesan penyelenggaraan acara. Secara umum, event organizer diartikan sebagai tiim yang mengatur terselenggaranya sebuah acara, mulai dari perencanaan, persiapan, sampai berjalannya acara tersebut.
Cakupannya luas, mulai konsep acara, bintang tamu, dekorasi, sampai hingga materi acara.
Di dalam pelaksanaannya, ada banyak jenis acara yang biasa ditangani oleh sebuah event organizer, antara lain festival budaya, ulang tahun, gathering, acara olahraga, peluncuran produk, dan lain sebagainya.
Secara skala, acara juga terbagi menjadi beberapa jenis, mulai dari Mega event, Hallmark event, Major event, sampai yang terkecil adalah Minor event. Penghasilan yang bisa didapatkan dari bisnis yang satu ini juga terbilang sangat menjanjikan, tergantung besarnya acara dan pihak yang jadi klien event organizer.
Tidak semua orang memiliki kemampuan mengelola sebuah acara, apalagi bila acara tersebut bukanlah bidang utama dari pihak yang menyelenggarakannya. Demi menghemat tenaga dan suksesnya acara, maka menggunakan jasa event organizer adalah pilihan yang tepat, apalagi jika acara yang akan diadakan memiliki skala yang besar.
Sistem kerja
Untuk lebih memahami event organizer, berikut ini adalah beberapa hal yang jadi bagian sistem kerja sebuah event organizer:
- Membuat rumusan konsep acara
Pada tahap ini, biasanya, sebuah event organizer akan koordinasi dengan pihak penyelenggara tentang konsep acara yang akan dilaksanakan. Diskusi yang akan terjadi biasanya akan membahas mulai dari konsep, tema, lokasi, pengisi acara, sampai perincian lainnya. Kemudian, setelah semua jelas, maka tim event organizer akan berdiskusi secara internal guna mematangkan program kerjanya. - Membuat teknis acara
Tahapan berikutnya setelah konsep terbentuk adalah mulai membuat perencanaan teknis berjalannya acara, mulai dari persiapan sampai pelaksanaan dengan secermat mungkin. Hal ini harus dilakukan dengan hati-hati, agar semua hal terkait kebutuhan acara tersebut dapat dipenuhi dengan baik. Pikirkan dengan saksama apa saja yang akan dibutuhkan selama acara tersebut. - Penyusunan anggaran
Anggaran adalah salah satu motor penggerak kesuksesan penyelanggaraan sebuah acara, oleh karena itu perlu dikelola secara matang, terencana, dan betanggungjawab. Hal ini akan membuat perkiraan biaya pengadaan acara bisa terlihat dengan lebih jelas. - Pendanaan
Cara jadi event organizer yang sukses tentu harus bisa mencari pendanaan dari sumber yang tepat. Biasanya pendanaan diambil dari berbagai sumber, seperti, dana pribadi, dana tim, dana dari donatur, dana dari sponsor, dan masih banyak lagi. - Melakukan pembagian tugas
Tahapan ini adalah langkah lanjutan yang dimulai saat masuk tahap persiapan acara. Pembagian tugas dilakukan supaya mempermudah setiap divisi bekerja dan menunaikan tugas yang diberikan demi kelancaran acara. - Persiapan acara
Persiapan acara biasa dilakukan saat mendekati tanggal berlangsungnya acara. Biasanya, event organizer akan membuat timeline serta deadline untuk masing-masing divisi, sehingga setiap tugas yang diberikan bisa selesai sesuai dengan rencana dan tepat waktu. Event organizer adalah tim yang bekerja dengan cara profesional, sehingga di waktu seperti ini juga wajib melakukan geladi bersih untuk memastikan semua acara bisa berjalan lancar. - Pelaksanaan acara
Hal ini adalah tahap akhir dari rangkaian pekerjaan event organizer dalam setiap proyeknya. Sebelum momen ini, biasanya tim akan memiliki rencana cadangan yang akan dijalankan, jika sewaktu-waktu terdapat kendala atau masalah di dalam pelaksanaan sebuah acara.
Sekilas tips
Dalam menjalankan sistem kerja ini, adalah beberapa tips yang bisa dilakukan oleh event organizer, supaya bekerja dengan lebih profesional dan mengelola berbagai event dengan sukses:
- Memastikan tim bekerja dengan solid dan bisa diandalkan untuk menangani berbagai urusan sekaligus.
- Terus belajar dan memperluas pengalaman di bidang penanganan event, terutama dalam skala besar dan menantang.
- Menjaga kreativitas untuk bisa menghasilkan berbagai ide dan pemikiran yang segar dan inovatif, agar bisa menjawab setiap tantangan di setiap penyelenggaraan event.
- Selalu memperluas jaringan dan relasi bisnis.
- Membangun kerja sama dan juga hubungan baik dengan para mitra kerja.
- Memsatikan selalu memberi layanan terbaik dan bangun komunikasi yang baik dengan klien, demi kerja sama dalam jangka panjang.
Demikianlah sistem kerja yang dilakukan oleh sebuah event organizer. Koordinasi dan komunikasi, baik kepada internal tim atau klien sebagai penyelenggara acara, adalah hal wajib yang bisa menjadi kunci kesuksesan acara. Selamat mencoba!
