Memahami Procurement, Proses, dan Jenisnya

Procurify menuliskan bahwa procurement biasanya dilakukan oleh sebuah divisi khusus dan melalui beberapa proses utama:

• Analisis dan identifikasi aktivitas sumber taktis atau keperluan internal
• Negosiasi dan manajemen vendor
• Pemilihan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan secara strategis
• Melakukan persetujuan permintaan pembelian perusahaan
• Menerima barang dan/atau jasa

Walau proses procurement di tiap perusahaan punya budaya yang beragam, namun secara umum kegiatan ini harus diawali dengan pengambilan keputusan pembelian yang didasarkan pada kondisi kelangkaan atau kekurangan.

Procurement dilakukan untuk mempermudah operasional suatu perusahaan atau organisasi agar tidak melakukan segala hal secara mandiri dan membebani mereka dengan pengelolaan yang besar.

Mengutip Netsuite, ada beberapa jenis procurement yang biasa dilakukan oleh sebuah perusahaan:

1. Direct Procurement
   Pengadaan langsung yang mengacu pada barang atau jasa apa saja yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir dari suatu perusahaan. Jenis ini dilakukan dengan membeli input yang dibutuhkan suatu perusahaan dan dilakukan dengan analisis efisiensi biaya pengadaan untuk profitabilitas perusahaan.
2. Indirect Procurement
   Mengacu pada pengadaan barang dan/atau jasa yang tidak langsung digunakan dalam pembuatan produk akhir suatu perusahaan atau bisnis tetapi amat penting bagi operasional mereka. Jenis ini memang tidak secara langsung memiliki andil dalam proses produksi tetapi berkontribusi pada laba perusahaan. Contoh procurement tak langsung, antara lain perlengkapan kantor, iklan, layanan konsultasi, dan pemeliharaan.
3. Goods Procurement
   Jenis ini adalah pengadaan barang fisik dan juga mencakup perangkat lunak yang dibutuhkan perusahaan dalam keperluan operasional mereka. Hal ini cukup efektif untuk menjaga pengelolaan rantai pasokan secara umum dalam suatu perusahaan atau organisasi.
4. Service Procurement
   Kebalikan dari Goods Procurement, jenis ini merupakan pengadaan yang berupa pelayanan atau jasa berbasis sumber daya manusia. Hal ini tergantung pada kebutuhan perusahaan saat mereka membutuhkan sumber daya manusia di beberapa bagian yang tidak mampu terpenuhi melalui tenaga internal. Contoh procurement pada jenis ini, antara lain kontraktor individu, firma hukum, layanan keamanan dan kebersihan.

Banyak orang yang sering menganggap sama pengertian procurement dan purchasing. Hal ini pun menimbulkan kebingungan, padahal keduanya memiliki sejumlah perbedaan. Berikut ini adalah beberapa perbedaan antara purchasing dan procurement:

1. Procurement adalah keseluruhan proses pengadaan yang melewati proses panjang dari analisis dan identifikasi kebutuhan barang dan jasa yang dilakukan oleh manajer pengadaan. Sementara Purchasing hanya sebagain dari keseluruhan proses procurement yang marujuk pada proses pembelian khusus dari pemesanan hingga pembuatan slip pembelian.
2. Procurement memiliki proses perencanaan vendor atau supplier sebelum kontrak dilakukan, sementara Purchasing langsung melakukan transaksi pada vendor atau supplier yang sudah ditentukan.
3. Procurement menerapkan riset pada pamasok sebelum dilakukan kontrak, sedangkan purchasing hanya sebatas tanya jawab seputar barang yang dipesan.
4. Dalam kaitan hubungan dengan pemasok atau vendor, procurement mengandalkan hubungan yang terjalin baik, sementara relasi dalam purchasing berakhir saat proses pembayaran.
5. Dalam procurement, evaluasi terhadap pamasok atau vendor dilakukan sebelum melakukan kontrak, sementara purchasing mengevaluasi barang yang sudah diterima.

Itu tadi sekilas ulasan tentang proses procurement. Semoga membantu Anda yang sedang menjakankan bisnis dan membuatnya lebih optimal.