Memahami Account Payable dan Penerapannya dalam Perusahaan

Menurut Investopedia, account payable atau sering disingkat ‘AP’ merupakan daftar kewajiban pembayaran jangka pendek perusahaan kepada kreditur atau para pemasok. Pada neraca perusahaan, utang ini muncul sebagai kewajiban lancar.

Singkatnya, AP dikenal juga sebagai utang usaha. Beberapa contoh utang yang biasa tertera dalam kewajiban lancar, antara lain faktur pemasok, biaya hukum, pembayaran kontraktor, dan semacamnya.

Istilah ‘AP’ biasa digunakan saat perusahaan ingin membeli kebutuhannya secara kredit, atau saat perusahaan akan melakukan transaksi dengan sistem uang muka, dengan pelunasan saat barang diterima.

Pencatatan AP menjadi penting dalam operasional perusahaan untuk mengelola arus kas bisnis dengan lebih optimal. Jika AP meningkat selama periode sebelumnya, itu berarti perusahaan membeli lebih banyak barang atau jasa secara kredit, daripada membayar tunai. Jika AP perusahaan menurun, itu berarti perusahaan membayar kewajiban periode sebelumnya pada tingkat yang lebih cepat daripada membeli barang baru secara kredit.

Sebenarnya, dengan menggunakan AP, perusahaan bisa memanipulasi arus kas perusahaan sampai batas tertentu. Jadi, misalnya perusahaan ingin meningkatkan cadangan kas di periode tertentu, mereka dapat memperpanjang waktu yang dibutuhkan bisnis untuk membayar semua rekening terutang di AP. Namun, bagaimanapun juga, dalam bisnis yang baik, kewajiban pembayaran utang harus selalu dibayarkan tepat waktu.

Untuk semakin memahami account payable, kita juga perlu memahami ada satu istilah lain yang dikenal dengan account receivable (AR). Catatan akutansi ini merupakan kebalikan dari AP.

AR diartikan uang yang terutang kepada perusahaan, biasanya oleh pelanggan. Mudahnya, kita mengenal AR dengan sebutan piutang usaha.

Oleh sebab itu, saat terjadi transaksi utang-piutang antar perusahaan, satu sisi akan mencatat entri data utang ke account payable dan perusahaan lainnya mencatat piutang ke account receivable.

Bentuk pencatatan transaksi dilakukan berupa penagihan kepada pihak konsumen yang sudah berutang pada pihak perusahaan ataupun pihak penjualan. Setiap konsumen atau pembeli yang memiliki utang, bisa berasal dari berbagai kalangan, mulai dari perorangan, organisasi, ataupun perusahaan lainnya.

Biasanya, pencatatan utang usaha dilakukan oleh akuntan umum. Namun, pada perusahaan dengan skala yang cukup besar, account payable biasanya ditugaskan kepada staf khusus. Berikut ini adalah lima jenis tugas yang biasa dilakukan oleh staf account payable:

1. Berkoordinasi dengan pihak di segmen rantai pasok
   Staf utang usaha harus menguasai komunikasi dan koordinasi dengan sejumlah pihak yang berperan di sepanjang rantai pasok perusahaan, mulai dari vendor, purchasing, produksi, pergudangan, hingga divisi penjualan. Hal ini diperlukan karena utang usaha bisa terjadi di seluruh lini rantai pasok.
   Selain itu, seorang staf account payable wajib memahami siklus rantai pasok agar mampu memastikan bahwa barang yang sudah dibeli perusahaan bisa tiba di tujuan dengan selamat.
2. Analisa kegiatan pembelian
   Analisa perlu dilakukan untuk menjadi dasar bagi pantauan bagi perusahaan terkait keluar masuknya keuangan dalam bentuk utang usaha. Kegiatan ini jadi sebuah tanggung jawab, karena sangat menentukan kinerja dari perusahaan, terkait arus keluar masuknya uang.
3. Pencatatan kegiatan pembelian
   Staf AP perlu melakukan analisa dan pengecekan untuk memastikan pembelian dan jumlah yang menjadi utang sesuai dengan kesepakatan, dan tidak merugikan banyak pihak. Hal ini penting, mengingat pencatatan dokumen pembelian masih dilakukan oleh manusia yang terkadang membuat kesalahan kecil atau besar, yang menimbulkan perbedaan antara data di dokumen dan fakta di lapangan.
4. Pembayaran pembelian yang sudah absah
   Ketika pembelian sudah ditetapkan dan vendor pun sudah menyetujui, maka seorang staff account payable harus melakukan pembayaran. Ada tiga jenis pembayaran yang bisa dipilih, yaitu Cash After Delivery (CAD), pembayaran setelah barang terkirim; Cash Before Delivery (CBD), pembayaran yang dilunasi sebelum barang diantar; atau pembayaran yang diawali uang muka dan pelunasannya dilakukan setelah barang terkirim.
5. Buat Laporan dan Neraca Pembelian
   Laporan adalah hall umrah dalam setiap bagian. Selain sebagai informasi tentang apa saja yang sudah dikerjakan, laporan ini bisa jadi acuan untuk mendukung kebijakan yang lebih besar. Nantinya, laporan tersebut harus diserahkan oleh manajer atau supervisor-nya.

Demikianlah pembahasan untuk memahami lebih jauh tentang account payable, pentingnya dalam perusahaan, dan perbedaannya dengan account receivable. Diharapkan kendala dalam urusan utang-piutang perusahaan bisa semakin diminimalisir, karena pencatatan AP dan AR yang baik.