Mengenal Apa Itu Event Organizer dan Cara Kerjanya

Event Organizer adalah bagian penting dari sebuah acara yang dapat  mempengaruhi kesuksesan penyelenggaraan acara. Secara umum, event organizer  diartikan sebagai tiim yang mengatur terselenggaranya sebuah acara, mulai dari perencanaan, persiapan, sampai berjalannya acara tersebut.

Cakupannya luas, mulai konsep acara, bintang tamu, dekorasi, sampai hingga materi acara. 

Di dalam pelaksanaannya, ada banyak jenis acara yang biasa ditangani oleh sebuah event organizer, antara lain festival budaya, ulang tahun, gathering, acara olahraga, peluncuran produk, dan lain sebagainya.

Secara skala, acara juga terbagi menjadi beberapa jenis, mulai dari Mega event, Hallmark event, Major event, sampai yang terkecil adalah Minor event. Penghasilan yang bisa didapatkan dari bisnis yang satu ini juga terbilang sangat menjanjikan, tergantung besarnya acara dan pihak yang jadi klien event organizer.

Tidak semua orang memiliki kemampuan mengelola sebuah acara, apalagi bila acara tersebut bukanlah bidang utama dari pihak yang menyelenggarakannya. Demi menghemat tenaga dan suksesnya acara, maka menggunakan jasa event organizer adalah pilihan yang tepat, apalagi jika acara yang akan diadakan memiliki skala yang besar.

Untuk lebih memahami event organizer, berikut ini adalah beberapa hal yang jadi bagian sistem kerja sebuah event organizer:

1. Membuat rumusan konsep acara
   Pada tahap ini, biasanya, sebuah event organizer akan koordinasi dengan pihak penyelenggara tentang konsep acara yang akan dilaksanakan. Diskusi yang akan terjadi biasanya akan membahas mulai dari konsep, tema, lokasi, pengisi acara, sampai perincian lainnya. Kemudian, setelah semua jelas, maka tim event organizer akan berdiskusi secara internal guna mematangkan program kerjanya.
2. Membuat teknis acara
   Tahapan berikutnya setelah konsep terbentuk adalah mulai membuat perencanaan teknis berjalannya acara, mulai dari persiapan sampai pelaksanaan dengan secermat mungkin. Hal ini harus dilakukan dengan hati-hati, agar semua hal terkait kebutuhan acara tersebut dapat dipenuhi dengan baik. Pikirkan dengan saksama apa saja yang akan dibutuhkan selama acara tersebut.
3. Penyusunan anggaran
   Anggaran adalah salah satu motor penggerak kesuksesan penyelanggaraan sebuah acara, oleh karena itu perlu dikelola secara matang, terencana, dan betanggungjawab. Hal ini akan membuat perkiraan biaya pengadaan acara bisa terlihat dengan lebih jelas.
4. Pendanaan
   Cara jadi event organizer yang sukses tentu harus bisa mencari pendanaan dari sumber yang tepat. Biasanya pendanaan diambil dari berbagai sumber, seperti, dana pribadi, dana tim, dana dari donatur, dana dari sponsor, dan masih banyak lagi.
5. Melakukan pembagian tugas
   Tahapan ini adalah langkah lanjutan yang dimulai saat masuk tahap persiapan acara. Pembagian tugas dilakukan supaya mempermudah setiap divisi bekerja dan menunaikan tugas yang diberikan demi kelancaran acara.
6. Persiapan acara
   Persiapan acara biasa dilakukan saat mendekati tanggal berlangsungnya acara. Biasanya, event organizer akan membuat timeline serta deadline untuk masing-masing divisi, sehingga setiap tugas yang diberikan bisa selesai sesuai dengan rencana dan tepat waktu. Event organizer adalah tim yang bekerja dengan cara profesional, sehingga di waktu seperti ini juga wajib melakukan geladi bersih untuk memastikan semua acara bisa berjalan lancar.
7. Pelaksanaan acara
   Hal ini adalah tahap akhir dari rangkaian pekerjaan event organizer dalam setiap proyeknya. Sebelum momen ini, biasanya tim akan memiliki rencana cadangan yang akan dijalankan, jika sewaktu-waktu terdapat kendala atau masalah di dalam pelaksanaan sebuah acara.

Dalam menjalankan sistem kerja ini, adalah beberapa tips yang bisa dilakukan oleh event organizer, supaya bekerja dengan lebih profesional dan mengelola berbagai event dengan sukses:

• Memastikan tim bekerja dengan solid dan bisa diandalkan untuk menangani berbagai urusan sekaligus.
• Terus belajar dan memperluas pengalaman di bidang penanganan event, terutama dalam skala besar dan menantang.
• Menjaga kreativitas untuk bisa menghasilkan berbagai ide dan pemikiran yang segar dan inovatif, agar bisa menjawab setiap tantangan di setiap penyelenggaraan event.
• Selalu memperluas jaringan dan relasi bisnis.
• Membangun kerja sama dan juga hubungan baik dengan para mitra kerja.
• Memsatikan selalu memberi layanan terbaik dan bangun komunikasi yang baik dengan klien, demi kerja sama dalam jangka panjang.

Demikianlah sistem kerja yang dilakukan oleh sebuah event organizer. Koordinasi dan komunikasi, baik kepada internal tim atau klien sebagai penyelenggara acara, adalah hal wajib yang bisa menjadi kunci kesuksesan acara. Selamat mencoba!